Case Study

Digitales Besucher- und Fremdfirmenunterweisungssystem

Ausgangssituation

Ein Industrieunternehmen mit mehreren Produktionsstandorten empfängt regelmäßig externe Besucher, Lieferanten, Monteure und Fremdfirmen. Vor dem Betreten des Werksgeländes müssen diese über die geltenden Sicherheitsregeln und Verhaltensvorschriften informiert werden. Bisher wurden diese Sicherheitsunterweisungen vor Ort durchgeführt, meist am Empfang oder durch Sicherheitsbeauftragte. Dieser Prozess brachte mehrere Herausforderungen mit sich:

Besucher mussten vor Ort auf die Sicherheitsunterweisung warten
Mitarbeiter mussten regelmäßig Unterweisungen durchführen
Sicherheitsinformationen wurden teilweise unterschiedlich vermittelt
Die Dokumentation erfolgte manuell über Listen oder Formulare
Bei hoher Besucherfrequenz entstand zusätzlicher Organisationsaufwand

Dies führte zu ineffizienten Abläufen am Empfang, insbesondere an größeren Produktionsstandorten mit vielen externen Personen pro Tag.

Herausforderung

Das Unternehmen suchte eine Lösung, um:

Besucher effizient über Sicherheitsregeln zu informieren
Wartezeiten am Empfang zu reduzieren
Standardisierte Sicherheitsunterweisungen sicherzustellen
Die Durchführung der Unterweisungen zuverlässig zu dokumentieren
Die Zutrittsprozesse für Besucher und Fremdfirmen zu optimieren
Den organisatorischen Aufwand für Mitarbeiter zu reduzieren

Zusätzlich sollte die Lösung in bestehende Systeme und Prozesse integriert werden können.

Lösung

In Zusammenarbeit mit e-matrix wurde ein digitales Besucher- und Fremdfirmenunterweisungssystem umgesetzt. Besucher erhalten vor ihrem Termin einen Link zur digitalen Sicherheitsunterweisung und können diese online vor dem Besuch absolvieren.

Die digitale Unterweisung umfasst:

Einführung in die wichtigsten Sicherheitsregeln des Unternehmens
Anschauliche Inhalte mit Bildern und kurzen Videos
Einen kurzen Wissenstest am Ende der Schulung

Nach erfolgreichem Abschluss wird die Unterweisung automatisch dokumentiert. Beim Betreten des Unternehmens kann sofort überprüft werden, ob die Unterweisung bereits absolviert wurde.

Integration in das Zutrittssystem

Das System wurde zudem mit dem bestehenden Schließ- und Zutrittssystem des Unternehmens verbunden. Dadurch wurden mehrere Prozesse automatisiert:

Besucherausweise können automatisch vorbereitet und gedruckt werden
Zutrittsberechtigungen können vorab definiert werden
Fremdfirmen erhalten nur Zugang zu festgelegten Bereichen
Der Empfang sieht sofort, ob die Sicherheitsunterweisung bereits absolviert wurde

Der gesamte Besucherprozess wurde dadurch deutlich effizienter.

Mehrstufige Besucherunterweisung für mehrere Standorte

Da das Unternehmen mehrere Standorte betreibt, wurde das System mit einer zweigeteilten Sicherheitsunterweisung konzipiert:

Allgemeiner Teil (unternehmensweit)

Dieser Teil enthält grundlegende Sicherheitsregeln, die für alle Standorte gelten:

•Allgemeine Sicherheitsregeln
•Verhalten im Notfall
•Persönliche Schutzausrüstung
•Grundlegende Verhaltensregeln am Standort

Dieser Teil muss von Besuchern nur einmal absolviert werden.

Standortspezifischer Teil

Zusätzlich zum allgemeinen Teil gibt es für jeden Standort einen eigenen Abschnitt mit spezifischen Informationen:

•Besondere Gefahren am Standort
•Spezifische Sicherheitsregeln
•Standortspezifische Abläufe
•Relevante Zutrittsbereiche

Effiziente Wiederverwendung der Schulung

Wenn ein Besucher einen Standort zum ersten Mal besucht, absolviert er den allgemeinen Teil und den standortspezifischen Teil. Besucht dieselbe Person später einen anderen Standort des Unternehmens, muss nur der standortspezifische Teil für diesen neuen Standort absolviert werden. Der allgemeine Teil bleibt gültig.

Ergebnis

Die Einführung der digitalen Besucherunterweisung führte zu mehreren Verbesserungen:

Effizientere Abläufe am Empfang

Besucher können die Sicherheitsunterweisung vor ihrem Besuch absolvieren – Wartezeiten werden reduziert.

Entlastung der Mitarbeiter

Mitarbeiter müssen keine wiederkehrenden Unterweisungen vor Ort mehr durchführen.

Automatisierter Zutrittsprozess

Besucherausweise und Zutrittsberechtigungen können vorab vorbereitet werden.

Standardisierte Sicherheitsinformation

Alle Besucher erhalten exakt die gleichen Sicherheitsinformationen.

Digitale Dokumentation

Absolvierte Sicherheitsunterweisungen werden automatisch dokumentiert und sind jederzeit nachweisbar.

Effiziente Lösung für mehrere Standorte

Besucher müssen den allgemeinen Teil nur einmal absolvieren – bei weiteren Standortbesuchen nur den jeweiligen standortspezifischen Teil.

Ergebnis im Überblick

Vorher

Persönliche Sicherheitsunterweisungen vor Ort
Wartezeiten am Empfang
Manuelle Dokumentation
Hoher organisatorischer Aufwand
Unterschiedliche Sicherheitsinformationen

Nachher

Digitale Besucherunterweisung
Schnellere Empfangsprozesse
Automatische Dokumentation
Integration ins Zutrittssystem
Definierte Zutrittsbereiche für Fremdfirmen
Effiziente Lösung für mehrere Standorte

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